Zarządzanie flotą, więcej niż jedno centrum kosztów
If You Can’t Measure It, You Can’t Manage It. (Jeśli nie można zmierzyć, nie można zarządzać.) Paradygmat ten nie jest nowy i jest nadal ważny w wielu dziedzinach, zwłaszcza w przypadku rutynowych procesów. Tam gdzie identyczny proces odbywa się z dnia na dzień, z ciągle zmieniającymi się warunkami, bez względu na to, jak dobrze proces został wcześniej zaplanowany, tylko ciągły pomiar końcowego wyniku pozwala zoptymalizować takie procesy.
Tylko element pomiarowy zamyka pętlę sterowania, ponieważ przesyła rzeczywiste dane z powrotem do systemu jako sprzężenie zwrotne i umożliwia porównanie ze stanem nominalnym.
Na przykład grzejnik centralnego ogrzewania działa optymalnie, tylko wtedy, gdy termostat stele mierzy temperaturę otoczenia i bierze ją pod uwagę jako zmienną sterującą dla pozycji zaworu. Temperatura w pomieszczeniu będzie znacznie lepiej dopasowana w porównaniu z ręcznym grzejnikiem zaworowym, a oszczędność paliwa grzewczego będzie olbrzymia. Dlatego termostatyczne zawory grzejnikowe są obowiązkowe od kilkunastu już lat.
Wiele firm w Polsce kontroluje swój park samochodowy tzw. wentylem ręcznym: Po przekazaniu pojazdu kierowcy (najlepiej na podstawie umowy), zobowiązuje się go do starannego obchodzenia się z pojazdem i jazdy zgodnej z prawem. Wówczas istnieje szansa, że przekazany pojazd będzie zadbany.. Zarządzanie flotą ogranicza się wówczas wyłącznie do działań czysto administracyjnych związanych z przekazanymi do użytkowania pojazdami, obsługi wykroczeń, które nierzadko pochłaniają znaczne kwoty związane z utrzymaniem pojazdów.
Możliwości raportów zwrotnych są zwykle bardzo ograniczone: oczywiście koszty utrzymania zostają sprawdzane celem weryfikacji wiarygodności faktur. Niezależnie od tego, czy cel podróży został faktycznie osiągnięty, to znaczy, czy klienci byli obsłużeni zgodnie z założeniem, czy istnieje prawdopodobieństwo wykorzystywania pojazdu dla potrzeb prywatnych lub innych, co często jest trudne do ustalenia.
Jeszcze bardziej spekulatywne jest założenie, że pojazd był zawsze eksploatowany oszczędnie, bezpiecznie i zgodnie z przepisami. Z perspektywy czasu jest to praktycznie niemożliwe, aby nie powiedzieć, że z całą pewnością. Czy zwiększone zużycie lub uszkodzenie silnika wystąpiło po prostu ze zwykłego pecha, czy nie było to wynikiem „sportowego” stylu jazdy kierowcy, który prowadził pojazd. Kto ich jeszcze nie widział – samochody rzemieślnicze z piszczącymi kołami ruszające z pod sygnalizacji świetlnej. Przewoźnicy realizujący pojedynki wyścigów na autostradzie z samochodami klasy średniej, lub z drugiej strony, pojazdy „polowe”, które spędzają godziny na leśnych miejscach parkingowych w ciągu dnia.
Samochody flotowe napędzają nie tylko koszty firmy, ale także działają w jej imieniu. Czyż to nie jest tak, że firma reklamuje się ładnie i wyraźnie na samochodzie, a następnie w przypadku niekulturalnego lub lekkomyślnego zachowania kierowcy, reklama na pojeździe szybko nie osiąga zamierzonego efektu i wręcz osiąga efekt przeciwny.
Jedynym pewnym środkiem zaradczym jest system lokalizacji pojazdów on-line AUTOBSERWACJA. Dopiero wtedy operator floty uzyska pewność, gdzie znajduje się jego pojazd, oraz kiedy i gdzie jest prowadzony za szybko. Pozycja pojazdu jest określana w sposób ciągły przez GPS i wysyłana przez mobilne połączenia danych GPRS do serwera podłączonego do Internetu. Tam też właściciel pojazdu może zalogować się i zarządzać swoją flotą. Dzięki temu można dokładnie śledzić trasy pojazdu a także czasy i miejsca, w których pojazd był zaparkowany. W ten sposób można w sposób niemalże pewny wyeliminować wszelkie wątpliwości dotyczące realizacji zadań.
Zaawansowane systemy umożliwiają wyszukiwanie i przesyłanie innych parametrów, takich jak stan zapłonu, poziom zbiornika paliwa i warunki zewnętrznych czujników (termometry, styki drzwiowe itp.). Pozwala to na monitorowanie operacji tankowania paliwa i jego kradzieży oraz dokumentacji łańcuchów chłodniczych. Zapobiega to nie tylko kradzieży paliwa, ale także ułatwia rozliczanie paliwa. Każdemu tankowania paliwa zgodnie z systemem lokalizacji pojazdów, należy przypisać rachunek za paliwo i odwrotnie. Opcjonalne czytniki kart umożliwiają rejestrację czasu pracy kierowcy.
Najpopularniejsze urządzenia w ramach systemów monitorowania GPS, pozwalają na podłączenie do pokładowego systemu magistrali (CAN pojazdu) dając szereg innych parametrów pojazdów. Uzyskać można takie informacje jak: temperatura silnika i jego prędkość, aktualne zużycie paliwa, przebieg, zgodny z prędkościomierzem odczyt tachografu, stan wielu kontaktów (hamulce, światła, napięcie akumulatora, alarm pojazdu itp.) a nawet komunikaty o błędach w pojazdach. Umożliwia to bezproblemową analizę stylu jazdy, co z kolei zwiększa ekonomiczny i łagodny styl jazdy kierowcy za pomocą systemów motywacyjnych. Z tego powodu nawet droższe systemy lokalizacji pojazdów z podłączeniem do magistrali CAN zwykle szybko się zwracają. Przekazywanie również komunikatów o błędach w pojeździe, umożliwia bezpłatnie zdalną diagnostykę pojazdu i wyklucza wizytę warsztatową.
Za pomocą systemu AUTOBSERWACJA, który jest systemem on-line, twój park samochodowy wysyła na bieżąco informacje o pojazdach do dyspozytora, a dyspozytor dzięki temu może być w stałej łączności i pojazdem i kierowcą. Dzięki temu można stosować wszelkiego rodzaju optymalizację transportu i zarządzania czynnikiem ludzkim. Wynikający z tego wzrost wydajności floty prawdopodobnie będzie miał podobną skalę jak stosowane termostaty grzejnikowe.